La Organización Formal

La organización formal está planificada por los gestores de la empresa y establece normas, estructuras y procedimientos que ordenan las actividades organizacionales. Se fundamenta en tres pilares esenciales: la división del trabajo, la definición de niveles de autoridad y la creación de canales de comunicación entre los trabajadores.

Las estructuras organizativas son la forma en que se ordenan las diferentes unidades que componen una organización. El organigrama es su representación gráfica, mostrando visualmente cómo está estructurada la empresa.

La estructura formal define varios aspectos clave: el patrón de relaciones y obligaciones formales (reflejado en el organigrama y las descripciones de puestos), y cómo las diferentes actividades son asignadas a distintos departamentos y personas.

💡 Dato clave: El organigrama no solo muestra quién reporta a quién, sino que también refleja los canales oficiales de comunicación dentro de la empresa.

Elementos de la Estructura Organizativa

La estructura formal también determina cómo se coordinan las actividades separadas, establece las relaciones de poder y jerarquías, y define las políticas y procedimientos que guían las actividades y relaciones entre las personas en la organización.

Las unidades administrativas están compuestas principalmente por:

• Órganos: Unidades administrativas impersonales creadas por la división del trabajo
• Cargos: Conjuntos de tareas similares agrupadas bajo el mismo nombre
• Puestos: Lugares de trabajo ocupados por personas que realizan las tareas específicas de un cargo

Las funciones son el conjunto de tareas que contribuyen al cumplimiento de una actividad específica dentro de la organización. Cada función tiene un propósito claro que aporta al objetivo general.

💡 Recuerda: Un puesto puede ser ocupado por diferentes personas a lo largo del tiempo, pero las responsabilidades del cargo permanecen constantes.

Criterios para la Asignación de Tareas

Existen varios criterios importantes para asignar tareas eficientemente dentro de una organización. Estos criterios aseguran que el trabajo se distribuya de manera lógica y productiva.

Por semejanza o homogeneidad, las tareas se asignan según la relación entre las actividades nuevas y las que ya se desarrollan. Este criterio busca agrupar funciones similares para aprovechar la especialización de los trabajadores.

El criterio de uso máximo sugiere que una actividad podría asignarse a la unidad que más la utilice, optimizando así los recursos. Por otro lado, el criterio de oposición de intereses indica que actividades de control no deberían asignarse a la misma unidad que realizará la actividad controlada.

💡 Consejo práctico: Cuando dos actividades requieren coordinación constante, a veces es mejor asignarlas a la misma unidad aunque no sean homogéneas, para facilitar la comunicación.