Introducción a la GTC 185

¿Alguna vez te has preguntado cómo redactar correctamente un documento organizacional? La GTC 185 es tu mejor aliada. Esta guía técnica colombiana te ayudará a elaborar documentos organizacionales que proyecten una imagen profesional.

El documento tiene como propósito brindar herramientas para facilitar la gestión documental, organizar la presentación de comunicaciones impresas y electrónicas, y contribuir a la disminución de tiempo y costos manteniendo buena calidad.

¡Recuerda! Esta guía se puede adaptar a las necesidades específicas de cada organización, no son reglas inflexibles sino recomendaciones.

Al dominar estas normas, estarás mejor preparado para tu futuro profesional, ya que estos estándares son ampliamente utilizados en empresas colombianas.

Aspectos Generales para las Comunicaciones

Toda comunicación organizacional debe cumplir con ciertos estándares de presentación. Estos elementos básicos te ayudarán a crear documentos profesionales:

Zonas del documento: La zona 1 es para el membrete (razón social, logotipo, NIT). La zona 2 contiene información de contacto (dirección, correo, teléfono). La zona 3 es el espacio para registro y radicación.

Los márgenes recomendados son: superior entre 3-4 cm, inferior entre 2-3 cm, izquierdo entre 3-4 cm y derecho entre 2-3 cm. Si imprimes por ambas caras, lo ideal es que los márgenes laterales sean simétricos (3 cm).

Existen tres estilos principales para distribuir el contenido:

• Bloque extremo: todas las líneas comienzan desde el margen izquierdo
• Bloque: algunas líneas (como código y fecha) parten del centro hacia el margen derecho
• Semibloque: como el bloque pero con sangría de 5-10 espacios al inicio de cada párrafo

💡 Utiliza una fuente clara y agradable a la vista, con tamaño entre 10 y 12 puntos. Evita usar negrilla en exceso para mantener un aspecto profesional.

Elementos Esenciales de la Documentación

Para que tus documentos sean efectivos y profesionales, debes conocer los elementos que los componen:

Identificación de páginas subsiguientes: A partir de la segunda página, incluye un encabezado con el número de página en la parte superior izquierda.

Código: Se ubica a 3-4 cm del borde superior, identificando el departamento o área que produce el documento.

Fecha: Escribe el lugar y fecha completa (ciudad, día, mes en minúscula y año sin separarlo con punto).

Datos del destinatario: Incluye denominación/título académico, nombre completo (preferiblemente con los dos apellidos) y cargo, manteniendo las reglas de mayúsculas adecuadas.

El asunto es fundamental: debe ser la síntesis del tema en máximo cuatro palabras, ubicado dos interlíneas después del último dato del destinatario.

El cuerpo o texto debe ser claro, breve, directo, sencillo y cortés. Recuerda que la primera impresión de tu documento refleja la profesionalidad de tu organización.

Líneas especiales: Los anexos, copias y datos del transcriptor se colocan al final del documento, siguiendo un formato específico para mantener la organización visual.

🔑 No subestimes la importancia de estos detalles. Un documento bien estructurado facilita la comprensión y refleja profesionalismo.

Tipos de Documentos Organizacionales

La GTC 185 abarca diferentes tipos de documentos que se utilizan en el ámbito organizacional. Conocer cada uno te permitirá elegir el formato adecuado según tu necesidad:

Cartas: Son comunicaciones escritas entre organizaciones y personas naturales o entre organizaciones y sus empleados. También conocidas como oficios en algunas entidades.

Memorandos: Comunicaciones internas para transmitir información entre departamentos o niveles jerárquicos dentro de una organización.

Circulares: Comunicaciones con el mismo contenido dirigidas a un grupo específico, tanto interna como externamente.

Actas: Documentos que registran lo tratado en una reunión o situación específica, con valor administrativo, legal y jurídico.

Informes: Documentos que describen o dan a conocer datos precisos sobre actividades, estudios o proyectos.

Certificados y Constancias: Documentos que prueban hechos o actos, con o sin solemnidad legal.

Cada tipo de documento tiene sus propias características de formato y redacción que debes seguir para mantener la uniformidad y profesionalismo en las comunicaciones.

¡Ánimo! Dominar estos formatos te dará ventaja en tu futuro profesional, ya que son utilizados en todas las organizaciones colombianas.

Cartas: Características y Estructura

Las cartas son uno de los documentos más utilizados para la comunicación organizacional externa. Su correcta elaboración refleja la imagen de tu empresa:

Características de redacción:

• Trata un solo tema por comunicación
• Redacta de forma clara, precisa y concisa
• Usa un tratamiento respetuoso y cortés
• Escribe en primera persona del plural y usa el tratamiento de "usted"
• Emplea un estilo natural y sencillo

Partes de la carta:

1. Código: Identificación alfanumérica del documento
2. Fecha: Ciudad, día, mes y año completo
3. Destinatario: Incluye título, nombre completo, cargo, organización y dirección
4. Asunto: Síntesis del tema en pocas palabras
5. Saludo: Fórmula de cortesía inicial
6. Texto: Cuerpo del mensaje a interlineado sencillo
7. Despedida: Frase de cortesía final
8. Firma y datos del remitente: Nombre en mayúscula y cargo
9. Líneas especiales: Anexos, copias e identificación del transcriptor

📝 Una carta bien estructurada facilita la comunicación efectiva. Recuerda que puedes elegir entre los estilos bloque extremo, bloque o semibloque según las políticas de tu organización.

Memorandos y Circulares

Los memorandos son comunicaciones internas fundamentales para la gestión organizacional:

Características:

• Utiliza formatos normalizados de tu organización
• Redacta de forma clara, breve y directa
• Trata preferiblemente un solo tema
• Se utilizan para informar, expresar necesidades, hacer requerimientos o tramitar asuntos

Estructura del memorando:

1. Encabezado: palabra MEMORANDO centrada
2. Destinatario: PARA: (datos del destinatario)
3. Remitente: DE: (datos del remitente)
4. ASUNTO: en mayúscula sostenida
5. Texto con saludo incluido en el primer párrafo
6. Despedida y firma

Las circulares son comunicaciones con el mismo contenido dirigidas a varios destinatarios:

Características:

• Informa disposiciones, normas o políticas (internas) o reglas de negocios (externas)
• Trata un solo tema
• Inicia y finaliza con frase de cortesía
• Se dirige a un grupo específico de personas

Estructura de la circular:

1. Encabezado: CIRCULAR y su número
2. Destinatario: PARA: (grupo destinatario)
3. Asunto, texto con saludo incluido y despedida
4. Firma del remitente

⭐ Domina estos formatos para comunicaciones internas. Son herramientas que utilizarás frecuentemente en tu vida profesional.

Actas: Registro Oficial de Reuniones

Las actas son documentos con valor administrativo, legal y jurídico que registran lo tratado en reuniones o situaciones específicas. Su correcta elaboración es crucial:

Características de redacción:

• El acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne
• Se redacta en tiempo pasado (excepto actas de descargo)
• Los párrafos deben ser concisos, claros y enfatizar decisiones
• No usar lenguaje telegráfico ni gerundios al inicio de párrafos
• Incluir votaciones cuando corresponda, con número de votos a favor, en contra y en blanco

Estructura del acta:

1. Título: Nombre del grupo que se reúne
2. Denominación: ACTA y número consecutivo
3. Encabezamiento: FECHA, HORA, LUGAR, ASISTENTES, AUSENTES e INVITADOS
4. Orden del día: Temas a tratar numerados
5. Desarrollo: Contenido de lo tratado siguiendo el orden del día
6. Compromisos: Tareas asumidas, responsables y fechas
7. Convocatoria: Datos para próxima reunión
8. Firmas: Nombres y cargos de los responsables

📋 La verificación del quórum y la aprobación del acta anterior deben ser las primeras actividades registradas en el desarrollo. Estas formalidades dan validez al documento.

Para las actas de sociedades que requieren registro ante entidades competentes, asegúrate de cumplir con los requisitos adicionales establecidos por la ley.

Informes: Tipos y Estructura

Los informes son documentos que describen o dan a conocer datos precisos sobre actividades, estudios o proyectos. Existen tres tipos principales según su extensión:

Resumen ejecutivo $1-3 páginas$:

• Utilizado para informar sobre eventos organizacionales, procedimientos o visitas
• Incluye encabezamiento, objetivos, desarrollo por temas y conclusiones
• Redactado de forma clara, precisa y directa
• Finaliza con firma del autor o autores

Informe corto $1-10 páginas$:

• No requiere portada, solo encabezamiento
• Contiene autoría, objetivos, capítulos, conclusiones y recomendaciones
• Mantiene una estructura más formal pero sin la extensión del informe completo
• Las conclusiones deben ser directas y claras

Informe extenso (más de 11 páginas):

• Incluye portada, contenido, introducción, cuerpo del informe, conclusiones
• Puede incorporar material complementario: bibliografía, anexos, índices
• Se estructura siguiendo la NTC 1486 para trabajos escritos
• Requiere mayor organización de la información

📊 Elige el tipo de informe según la complejidad del tema y la cantidad de información. Un resumen ejecutivo es ideal para actualizar sobre avances, mientras que un informe extenso se usa para análisis profundos.

La redacción debe ser impersonal (se proyecta, se estudió), con lenguaje técnico adecuado al tema, y siguiendo un orden lógico para las actividades descritas.

Certificados, Constancias y Documentos Especiales

En el ámbito organizacional también se generan documentos que certifican o constatan información:

Certificados: Documentos probatorios con carácter solemne que aseguran la veracidad de un hecho. Ejemplos: certificados de calificaciones, registro civil, paz y salvos.

Constancias: Documentos probatorios sin solemnidad. Ejemplos: constancias de tiempo de servicio, experiencia, salarios, comportamiento.

Estructura de certificados y constancias:

1. Cargo del responsable en mayúscula (EL GERENTE DE...)
2. Palabra CERTIFICA o HACE CONSTAR seguida de dos puntos
3. Texto iniciando párrafos con "Que" en mayúscula inicial
4. Incluir tratamiento y nombre completo del solicitante en el primer párrafo
5. Especificar el motivo de expedición en el último párrafo
6. Firma y datos del responsable

Hoja de vida corporativa: Documento que registra datos personales, información laboral, académica y experiencias de un colaborador. Debe incluir:

• Identificación completa
• Datos de contacto
• Información laboral (fecha de ingreso, tipo de vinculación)
• Formación académica (títulos, cursos)
• Experiencia laboral (cargos, funciones)
• Investigaciones o publicaciones

📄 Los certificados y constancias deben expedirse siempre en original, con información clara, precisa y personalizada.

Comunicaciones Digitales y Protocolarias

La comunicación organizacional también abarca medios digitales y elementos protocolarios:

Sobres comerciales:

• Deben coincidir en color, calidad y diseño con la papelería institucional
• Incluyen tres zonas: membrete del remitente, datos de contacto y espacio para correos
• Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio del sobre
• Según el tamaño, pueden ser oficio, carta, tarjeta o manila

Mensajes electrónicos:

• Mantienen la formalidad de las comunicaciones escritas
• Incluyen: remitente $De/From$, destinatario $Para/To$ y asunto claro
• El cuerpo debe ser breve y conciso, con saludo y despedida
• Recomendaciones: verificar destinatarios, cuidar los archivos adjuntos, evitar cadenas

Tarjetas protocolarias:

• Tarjetas de presentación: incluyen datos de contacto del directivo o funcionario
• Tarjetas de invitación: contienen información completa del evento
• Tarjetas de agradecimiento: expresan gratitud de manera formal
• Tarjetas de felicitación: comunican mensajes positivos corporativos

💻 Aunque la tecnología evoluciona, los principios de comunicación profesional permanecen. Un correo electrónico debe ser tan formal y cuidado como una carta tradicional.

Estas formas de comunicación son fundamentales para proyectar una imagen corporativa profesional y coherente, tanto en medios tradicionales como digitales.