Elementos básicos de la nómina

Una nómina colombiana está estructurada por secciones claramente definidas que muestran tanto lo que ganas como lo que se descuenta de tu salario. Todo comienza con los datos personales del trabajador (nombre, documento, fecha de ingreso) y de la empresa (nombre, NIT), así como el periodo de pago.

La sección de devengos incluye todo lo que ganas: salario básico, horas extras (diurnas, nocturnas o en días festivos), auxilio de transporte, bonificaciones, comisiones y otros pagos como vacaciones, prima de servicios o cesantías cuando corresponde.

💡 ¡Dato importante! El auxilio de transporte solo aplica para trabajadores que ganan hasta dos salarios mínimos mensuales, pero se incluye en la base para calcular prestaciones sociales.

Estos elementos forman la base para calcular lo que conocemos como el total devengado, que es el punto de partida antes de aplicar las deducciones correspondientes por ley.

Deducciones y aportes patronales

Las deducciones son descuentos obligatorios o voluntarios que se restan de tu salario. Las principales son los aportes a salud (4%) y pensión (4%), la retención en la fuente, préstamos, embargos y cuotas sindicales cuando aplican.

Por otro lado, existen aportes patronales que son costos adicionales que asume tu empleador y no afectan tu salario. Estos incluyen aportes a salud (8.5%), pensión (12%), ARL (riesgos laborales) y aportes parafiscales como ICBF, SENA y Caja de Compensación (9% en total).

Las prestaciones sociales son beneficios adicionales que tu empleador debe pagar para garantizar tu bienestar económico. Estas incluyen prima de servicios (equivalente a un mes de salario pagado en dos cuotas anuales), cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones remuneradas.

🔍 Recuerda: Siempre verifica que el valor neto a pagar en tu nómina coincida con la resta entre el total devengado y el total de deducciones.

Marco legal y prestaciones sociales

Las prestaciones sociales no son opcionales ni negociables - ¡son tu derecho! Incluyen la prima de servicios (un mes de salario al año), las cesantías (un fondo para casos de terminación del contrato), los intereses sobre cesantías (12% anual sobre las cesantías) y las vacaciones remuneradas (15 días por año trabajado).

El empleador también debe proveer dotación (calzado y ropa de trabajo) a sus empleados cuando corresponda por ley. Esto aplica para trabajadores que devenguen hasta dos salarios mínimos.

El sistema de nómina y prestaciones sociales en Colombia está fundamentado en un sólido marco legal que incluye principalmente el Código Sustantivo del Trabajo (CST), la Ley 50 de 1990 y diversos decretos complementarios que protegen tus derechos como trabajador.

⚖️ Importante: El Código Sustantivo del Trabajo es tu principal herramienta de defensa legal como trabajador, ya que establece los derechos y deberes tanto para empleados como para empleadores.

Entidades y aportes a seguridad social

En el proceso de pago de nómina intervienen varias entidades clave: la empresa (con sus departamentos de recursos humanos y tesorería), la DIAN para la declaración de impuestos, y las entidades del sistema de seguridad social que reciben los aportes correspondientes.

Los aportes a seguridad social funcionan como seguros obligatorios que protegen la estabilidad financiera tuya y de tu familia. Se calculan sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC), que para trabajadores dependientes es el salario total (incluyendo bonificaciones y horas extras), mientras que para independientes es el 40% de sus ingresos mensuales.

Si eres independiente, debes hacer tus aportes de forma autónoma. Por ejemplo, con un ingreso mensual de $2.000.000, tu IBC sería $800.000 (40% del ingreso), y tus aportes serían $100.000 para salud (12.5% del IBC) y $128.000 para pensión (16% del IBC).

💰 Consejo financiero: Si eres trabajador independiente, incluye el valor de tus aportes a seguridad social en tus presupuestos mensuales para evitar sorpresas económicas.

Obligaciones legales y consecuencias por incumplimiento

Los aportes parafiscales son contribuciones obligatorias que representan el 9% de la nómina y se destinan al ICBF (3%), SENA (2%) y Cajas de Compensación Familiar (4%). Estos aportes financian programas de bienestar social para todos los colombianos.

Es importante entender la diferencia entre prestaciones y aportes: las prestaciones sociales son beneficios económicos que la empresa debe ofrecer como garantía de protección social, mientras que los aportes a seguridad social son obligaciones compartidas entre empleado y empleador para financiar sistemas de salud, pensiones y riesgos laborales.

El incumplimiento en el pago de nómina o prestaciones sociales tiene graves consecuencias legales para las empresas. Si un empleador no realiza estos pagos oportunamente, el trabajador tiene derecho a terminar el contrato con justa causa y recibir una indemnización por el incumplimiento.

⚠️ Advertencia: El no pago de prestaciones sociales no solo genera sanciones económicas para la empresa, sino que también puede derivar en demandas laborales que frecuentemente terminan favoreciendo al trabajador.

Tipos de contratos y sus obligaciones

Todos los contratos de trabajo (término indefinido, término fijo y por tiempo parcial) están obligados a incluir el pago de prestaciones sociales. En cambio, los contratos por prestación de servicios tienen un régimen diferente.

El contrato a término indefinido no tiene fecha de finalización predefinida y obliga al empleador a pagar todas las prestaciones sociales establecidas por ley. El contrato a término fijo tiene una duración determinada, pero también exige el pago completo de prestaciones durante su vigencia.

Los contratos temporales, ocasionales o accidentales se utilizan para necesidades específicas como picos de producción o reemplazos por licencias, y también requieren el pago de prestaciones sociales proporcionales al tiempo trabajado.

🔄 Para tener en cuenta: En términos de liquidación de nómina, no hay diferencias significativas entre un contrato a término fijo y uno indefinido. La diferencia principal radica en la duración del vínculo laboral, no en los derechos a prestaciones.

Ejemplo práctico de nómina

Veamos un ejemplo de nómina mensual para un trabajador con salario mínimo en Colombia:

• Salario base: $1.300.000
• Auxilio de transporte: $162.000
• Deducción Salud (4%): $52.000
• Deducción Pensión (4%): $52.000
• Neto a pagar: $1.358.000

Como puedes ver, el valor neto a pagar resulta de sumar el salario base y el auxilio de transporte, y luego restar las deducciones de salud y pensión. En este caso, el trabajador recibe un neto mayor que su salario base gracias al auxilio de transporte, que compensa las deducciones.

🧮 Truco de cálculo: Para estimar rápidamente tus deducciones de salud y pensión, recuerda que representan aproximadamente un 8% de tu salario base (4% para salud y 4% para pensión).

La diferencia clave entre los tipos de contrato no está en la forma de calcular la nómina, sino en la duración: el contrato a término fijo tiene una fecha de finalización establecida, mientras que el contrato a término indefinido continúa hasta que alguna de las partes decida terminarlo.