Introducción al MIPG

El MIPG (Modelo Integrado de Planeación y Gestión) es el marco de referencia oficial para dirigir, planear y evaluar el desempeño institucional de las entidades públicas colombianas.

Este modelo fue adoptado por el Gobierno Nacional para unificar y articular los sistemas de Desarrollo Administrativo y Gestión de la Calidad en un solo Sistema de Gestión, permitiendo así una administración pública más eficiente y orientada a resultados.

Lo más valioso del MIPG es que pone al ciudadano en el centro de la gestión pública. Cada peso invertido debe traducirse en un mejor servicio y mayor cobertura para la ciudadanía. El modelo busca que los esfuerzos administrativos tengan impacto donde realmente importa: en la calidad de los servicios que el Estado proporciona a los ciudadanos.

🔍 Importante: El MIPG no es simplemente un requisito burocrático, sino una herramienta para generar valor público real y mejorar la confianza ciudadana en las instituciones estatales.

El manual está estructurado en cuatro partes principales: una presentación, los aspectos conceptuales, los pasos para implementar el modelo, y la descripción de las siete dimensiones que componen el MIPG con sus respectivas políticas de gestión.

Generalidades y Marco Normativo del MIPG

El MIPG surge de la integración de varios sistemas de gestión establecidos por el Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto 1499 de 2017. Este modelo articula los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad con el Sistema de Control Interno.

El modelo opera con tres componentes esenciales:

1. Institucionalidad: Incluye entidades como los Comités Sectoriales, Territoriales e Institucionales de Gestión y Desempeño, que coordinan la implementación del modelo.

2. Operación: Funciona a través de siete dimensiones que agrupan políticas de gestión y desempeño institucional, desde el Talento Humano hasta el Control Interno.

3. Medición: A través de la Medición del Desempeño Institucional (MDI) que evalúa anualmente el avance en la implementación del modelo.

El Sistema de Gestión está dirigido por el Presidente de la República y coordinado por el Consejo para la Gestión y Desempeño Institucional, que integra 11 entidades líderes de política, encabezadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Campo de aplicación: El MIPG aplica a entidades de la Rama Ejecutiva tanto nacional como territorial. La política de Control Interno se aplica además a entidades de régimen especial, otras ramas del poder público y órganos de control.

Criterios diferenciales: El modelo reconoce las diferencias entre entidades territoriales y establece niveles de implementación (básico, intermedio y avanzado) según sus capacidades y recursos.

💡 Para recordar: El MIPG busca fortalecer el liderazgo y el talento humano bajo los principios de integridad y legalidad, como motores fundamentales para generar resultados en las entidades públicas.

Etapas para la Implementación del MIPG

La implementación del MIPG se desarrolla a través de cinco etapas fundamentales que permiten a las entidades adoptar el modelo de forma sistemática y efectiva:

1. Adecuación de la Institucionalidad

El primer paso es establecer las instancias necesarias para coordinar la implementación del modelo:

• Entidades Nacionales: Deben actualizar su Comité Institucional de Gestión y Desempeño mediante acto administrativo, definiendo funciones claras.

• Entidades Territoriales: Deben conformar los Comités Territoriales de Gestión y Desempeño (departamental, distrital o municipal) y los Comités Institucionales en cada entidad.

Es fundamental que estos comités absorban otros comités existentes (como los de archivo o racionalización de trámites) para evitar duplicidades, salvo aquellos exigidos específicamente por normas.

2. Implementación de Políticas y Operación del Modelo

En esta etapa, la entidad debe desarrollar acciones para implementar las 7 dimensiones del MIPG y sus políticas de gestión, adaptándolas a su contexto específico.

3. Medición del Desempeño Institucional (MDI)

Esta evaluación anual permite:

• Conocer el nivel de implementación del modelo
• Identificar fortalezas y debilidades
• Tomar decisiones basadas en evidencia

La medición se realiza mediante el Formulario Único de Reporte y Avance de Gestión (FURAG), cuyos resultados se expresan en los Índices de Desempeño a nivel institucional, por dimensiones y por políticas.

⚠️ Dato clave: La MDI fue certificada por el DANE como Operación Estadística en 2020, garantizando su confiabilidad y rigor metodológico.

4. Autodiagnóstico

Las entidades pueden realizar ejercicios voluntarios de autodiagnóstico en cualquier momento, utilizando las herramientas disponibles en el micrositio de MIPG. Estas evaluaciones permiten conocer el estado de cada política sin necesidad de reportar a entidades externas.

5. Adecuaciones y Ajustes

A partir de los resultados obtenidos en las mediciones y autodiagnósticos, las entidades deben formular planes de mejoramiento que incluyan acciones concretas, recursos, responsables y plazos para fortalecer la implementación del modelo.

Las Dimensiones Operativas del MIPG

El MIPG opera a través de siete dimensiones fundamentales que interactúan entre sí y funcionan de manera articulada para mejorar la gestión pública. Cada dimensión corresponde a un conjunto de políticas, prácticas y herramientas que, implementadas coherentemente, permiten a las entidades avanzar en su gestión estratégica institucional.

Visión general de las dimensiones:

1. Talento Humano: Reconoce a las personas como el activo más importante. Se enfoca en todo el ciclo del servidor público: ingreso, desarrollo y retiro.

2. Direccionamiento Estratégico y Planeación: Define la ruta estratégica que guiará la gestión institucional, con metas y resultados claros.

3. Gestión con Valores para Resultados: Agrupa las políticas que permiten a la entidad realizar actividades dirigidas a lograr los resultados propuestos desde dos perspectivas: desde la ventanilla hacia adentro y desde la ventanilla hacia afuera.

4. Evaluación de Resultados: Promueve el seguimiento continuo a la gestión y su desempeño para conocer permanentemente los avances en la consecución de resultados.

5. Información y Comunicación: Garantiza un adecuado flujo de información tanto interna como externa, permitiendo interacción con ciudadanos y grupos de valor.

6. Gestión del Conocimiento y la Innovación: Dinamiza el ciclo de política pública y facilita el aprendizaje institucional mediante la generación, captura y transferencia de conocimiento.

7. Control Interno: Proporciona una estructura de control para evaluar la estrategia, gestión y mecanismos de evaluación, asegurando que las demás dimensiones cumplan su propósito.

🔄 Conexión vital: Todas estas dimensiones operan de forma integrada para transformar insumos en resultados con valor público. No son compartimentos estancos sino procesos interconectados que se retroalimentan constantemente.

Las siete dimensiones abordan la gestión pública desde diferentes ángulos, pero con un propósito común: mejorar la capacidad de las entidades para generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y satisfagan las necesidades de la ciudadanía.

Primera Dimensión: Talento Humano

La dimensión de Talento Humano constituye el corazón del modelo MIPG, pues reconoce que las personas son el activo más valioso de cualquier organización pública. Esta dimensión ofrece herramientas para gestionar adecuadamente el ciclo de vida completo del servidor público.

Alcance y propósito

El objetivo principal es desarrollar e implementar estrategias efectivas de gestión del talento humano que contribuyan al logro de la misión institucional y al servicio a la ciudadanía. Esta dimensión se sustenta en dos políticas fundamentales:

1. Política de Gestión Estratégica del Talento Humano
2. Política de Integridad

Implementación de la Gestión Estratégica del Talento Humano

Para implementar efectivamente esta política, las entidades deben seguir estas cinco etapas:

1. Disponer de información: Recopilar datos sobre la entidad, la caracterización de servidores y empleos, y otra información relevante para la toma de decisiones.

2. Diagnosticar la GETH: Utilizar la Matriz de GETH para identificar el nivel de madurez (básico, transformación o consolidación) y determinar fortalezas y debilidades.

3. Diseñar acciones: Elaborar un plan de acción basado en el diagnóstico, integrando todos los planes relacionados con el talento humano.

4. Implementar las acciones: Ejecutar las acciones diseñadas para mejorar:

   • Ingreso: Garantizando el mérito y la provisión oportuna
   • Desarrollo: Mediante capacitación, bienestar e incentivos
   • Retiro: Comprendiendo razones de deserción y gestionando el conocimiento

5. Evaluar la GETH: Hacer seguimiento y medir resultados para identificar oportunidades de mejora.

⭐ Rutas de creación de valor: La política de GETH incluye rutas estratégicas como la Ruta de la Felicidad, del Crecimiento, del Servicio, de la Calidad y del Análisis de datos, que orientan las acciones para generar mayor valor público.

Política de Integridad

Esta política busca desarrollar mecanismos que faciliten la institucionalización de la integridad en las entidades públicas, promoviendo comportamientos éticos entre los servidores.

La integridad pública se refleja en el "Triángulo de la Integridad", donde interactúan:

• Entidades eficientes y transparentes
• Servidores comprometidos y probos
• Ciudadanos participativos e informados

Las entidades deben implementar el Código de Integridad como herramienta práctica para promover los valores del servicio público: Honestidad, Respeto, Compromiso, Diligencia y Justicia.

Segunda Dimensión: Direccionamiento Estratégico y Planeación

Esta dimensión esencial determina la ruta estratégica que guiará la gestión institucional, enfocando los recursos y esfuerzos hacia el logro de objetivos que satisfagan las necesidades ciudadanas. El direccionamiento estratégico define el rumbo y los resultados esperados de la entidad.

Alcance y propósito

El propósito central es permitir que la entidad defina la ruta estratégica que guiará su gestión, garantizando derechos, satisfaciendo necesidades y fortaleciendo la confianza ciudadana. Esta dimensión se fundamenta en tres políticas principales:

1. Política de Planeación Institucional
2. Política de Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto
3. Política de Compras y Contratación Pública

Implementación de la Planeación Institucional

Para una planeación efectiva, las entidades deben:

1. Reflexionar sobre aspectos fundamentales:

   • Comprender el propósito fundamental de la entidad
   • Identificar claramente a quién sirve (grupos de valor)
   • Alinear su gestión con las prioridades de los planes de desarrollo

2. Realizar un diagnóstico de capacidades y entorno:

   • Analizar la información interna (talento humano, procesos, estructura)
   • Examinar el entorno (político, económico, social, tecnológico)
   • Identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas

3. Formular planes estratégicos:

   • Planes cuatrienales (Plan Estratégico Sectorial, Institucional)
   • Plan de acción anual con objetivos, estrategias, metas y proyectos

📊 Importancia de los indicadores: Para cada plan se deben definir indicadores claros que permitan medir avances y resultados, clasificados en indicadores de eficiencia, eficacia, efectividad y calidad.

4. Formular los lineamientos para la gestión del riesgo:
   • Establecer la política de administración del riesgo
   • Definir niveles de aceptación y tratamiento de riesgos
   • Asignar responsabilidades para el manejo de riesgos

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Como parte fundamental de la planeación, las entidades deben elaborar anualmente el PAAC, que incluye cinco componentes obligatorios:

• Mapa de riesgos de corrupción
• Estrategia antitrámites
• Rendición de cuentas
• Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano
• Mecanismos para la transparencia y acceso a información

Este plan debe publicarse a más tardar el 31 de enero de cada año y debe ser construido de manera participativa, involucrando a la ciudadanía y grupos de interés.

Tercera Dimensión: Gestión con Valores para Resultados

Esta dimensión representa el corazón operativo de MIPG, pues materializa las decisiones de planeación en acciones concretas que generan valor. Comprende todo lo necesario para que las entidades ejecuten su planeación y alcancen resultados tangibles.

Dos perspectivas complementarias

La dimensión se aborda desde dos enfoques que deben funcionar de manera armónica:

1. De la ventanilla hacia adentro: Se enfoca en mecanismos internos para una adecuada operación.

   • Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos
   • Gestión presupuestal eficiente
   • Gobierno digital (TIC para el Estado)
   • Seguridad digital
   • Defensa jurídica
   • Mejora normativa

2. Relación Estado-Ciudadano: Se centra en la interacción con usuarios y grupos de valor.

   • Racionalización de trámites
   • Participación ciudadana en la gestión
   • Servicio al ciudadano
   • Gobierno digital (TIC para la sociedad)

Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos

Para implementar esta política, las entidades deben:

• Entender su situación actual: Analizar su estructura, procesos y capacidades institucionales
• Diseñar o rediseñar lo necesario: Ajustar la estructura, el esquema de negocio, la cadena de valor y los procesos
• Trabajar por procesos: Identificar, caracterizar y documentar los procesos clave que generan valor
• Gestionar eficientemente recursos físicos y servicios internos: Mantener y administrar adecuadamente bienes, suministros y servicios de apoyo

🔄 Clave del éxito: La implementación de procesos estandarizados y simplificados es fundamental para reducir costos operativos y aumentar la productividad institucional.

Gobierno Digital y Seguridad Digital

La política de Gobierno Digital busca promover el uso estratégico de TIC para transformar digitalmente el Estado. Se implementa mediante:

• TIC para el Estado: Mejora el funcionamiento interno y la relación entre entidades
• TIC para la Sociedad: Fortalece la interacción con los ciudadanos
• Habilitadores transversales: Seguridad de la información, arquitectura empresarial y servicios ciudadanos digitales

La Seguridad Digital se enfoca en la gestión de riesgos de seguridad digital, asegurando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información en todos los procesos de la entidad.

Relación Estado-Ciudadano en la Gestión Pública

La perspectiva "de la ventanilla hacia afuera" es fundamental en la Gestión con Valores para Resultados, pues se enfoca directamente en satisfacer las necesidades de los ciudadanos y garantizar sus derechos mediante servicios accesibles y de calidad.

Política de Servicio al Ciudadano

Esta política transversal busca garantizar el acceso efectivo, oportuno y de calidad de los ciudadanos a sus derechos. Su implementación requiere:

• Desarrollar la carta de trato digno que visibilice los derechos ciudadanos
• Mejorar los canales de atención (presenciales, telefónicos y virtuales)
• Establecer protocolos de servicio con enfoque diferencial
• Medir y mejorar constantemente la satisfacción ciudadana

Política de Racionalización de Trámites

Busca reducir costos, tiempos, documentos, procesos y pasos en la interacción ciudadano-Estado. Para implementarla, las entidades deben:

1. Identificar y difundir su portafolio de trámites y otros procedimientos
2. Priorizar trámites a racionalizar, involucrando a la ciudadanía
3. Implementar acciones de racionalización normativa, administrativa y tecnológica
4. Cuantificar y comunicar los beneficios de la racionalización

💡 Innovación digital: Las entidades deben implementar trámites digitales o electrónicos, facilitando la interacción ciudadana sin desplazamientos físicos.

Política de Participación Ciudadana

Permite que los ciudadanos incidan efectivamente en todo el ciclo de la gestión pública. Su implementación incluye:

1. Realizar un diagnóstico del estado actual de la participación
2. Diseñar la estrategia de participación articulada con la planeación institucional
3. Ejecutar la estrategia mediante espacios de diálogo abierto y significativo
4. Evaluar los resultados y retroalimentar la estrategia

Rendición de Cuentas

Como parte de la participación ciudadana, las entidades deben desarrollar una estrategia de rendición de cuentas permanente que incluya:

• Información de calidad en lenguaje claro
• Diálogo con los diferentes grupos de valor
• Responsabilidad demostrada ante la ciudadanía
• Evaluación y retroalimentación a la gestión institucional

La rendición de cuentas debe integrarse al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, siguiendo los lineamientos del Manual Único de Rendición de Cuentas.

Cuarta Dimensión: Evaluación de Resultados

Esta dimensión es crucial para que las entidades conozcan constantemente sus avances y el logro de sus resultados y metas, permitiéndoles tomar decisiones basadas en evidencia y generar valor público real.

Alcance y propósito

El propósito fundamental es promover en las entidades el seguimiento a la gestión y su desempeño, para conocer permanentemente los avances en la consecución de los resultados previstos en su marco estratégico y poder tomar decisiones oportunas.

La evaluación de resultados se desarrolla en dos momentos clave:

1. Seguimiento a la gestión institucional: Monitoreo permanente
2. Evaluación de resultados finales: Valoración del impacto de las acciones

Implementación de la política de Seguimiento y Evaluación del Desempeño

Para implementar efectivamente esta política, las entidades deben:

1. Definir un área responsable del seguimiento y evaluación, generalmente la oficina de planeación, que coordine a todos los responsables de planes y proyectos.

2. Revisar y actualizar los indicadores y mecanismos de seguimiento, asegurando que brinden información suficiente y pertinente sobre el avance en metas y resultados.

3. Evaluar el logro de los resultados aplicando los indicadores definidos y teniendo en cuenta:

   • Tiempos y frecuencia de medición
   • Propósito de la evaluación
   • Escalas de valoración
   • Usuarios de la información
   • Técnicas e instrumentos de evaluación

⚠️ Atención a las alertas: Cuando se detecten desviaciones en indicadores o posibles materializaciones de riesgos, los responsables deben implementar acciones de mejora inmediatas.

4. Evaluar la gestión del riesgo verificando la efectividad de los controles y la respuesta a los riesgos identificados.

5. Evaluar la percepción de los grupos de valor mediante encuestas de satisfacción y otros mecanismos de retroalimentación.

6. Realizar ejercicios de autodiagnóstico utilizando las herramientas disponibles para las diferentes dimensiones y políticas de MIPG.

7. Documentar los resultados de todos los ejercicios de seguimiento y evaluación para:

   • Implementar mejoras
   • Crear líneas base para futuros ejercicios
   • Elaborar informes para entes de control
   • Realizar rendición de cuentas

Sistemas complementarios de evaluación

Además del seguimiento interno, las entidades nacionales deben articular su evaluación con sistemas como SINERGIA (para metas del Plan Nacional de Desarrollo) y SPI (para proyectos de inversión), gestionados por el DNP.

Las entidades territoriales, por su parte, cuentan con el Kit de Seguimiento a PDT (Planes de Desarrollo Territorial) para medir los avances en la consecución de los resultados previstos en sus planes de desarrollo.

Quinta Dimensión: Información y Comunicación

Esta dimensión actúa como eje articulador entre todas las demás dimensiones, permitiendo a las entidades vincularse con su entorno y facilitar la ejecución de sus operaciones a través de todo el ciclo de gestión.

Alcance y propósito

El propósito esencial es garantizar un adecuado flujo de información tanto interna (que permite la operación de la entidad) como externa (que facilita la interacción con ciudadanos y grupos de valor). Para esto se requieren canales de comunicación acordes con las capacidades organizacionales y lo previsto en la Ley de Transparencia.

Esta dimensión se desarrolla a través de tres políticas principales:

1. Gestión Documental
2. Transparencia y Acceso a la Información
3. Gestión de la Información Estadística

Gestión adecuada de información y comunicación

Para garantizar una adecuada gestión, las entidades deben:

1. Identificar y gestionar la información externa:

   • Establecer mecanismos para recibir información de los ciudadanos (PQRSD)
   • Analizar las necesidades y expectativas de grupos de valor
   • Identificar y utilizar fuentes de información externas relevantes

2. Gestionar la información y comunicación interna:

   • Garantizar el registro y divulgación oportuna de información
   • Fomentar un sentido de pertenencia y cultura organizacional
   • Establecer canales de comunicación en múltiples direcciones

📱 Comunicación multicanal: Es fundamental establecer una estrategia de comunicación que utilice diferentes medios según las características y necesidades de los grupos de valor.

Política de Gestión Documental

Esta política busca lograr mayor eficiencia administrativa, promover la transparencia y el acceso a los archivos, y preservar el patrimonio documental. Para implementarla, las entidades deben trabajar en cinco componentes:

1. Estratégico: Diseño, planeación y verificación de la función archivística
2. Administración de archivos: Gestión de recursos para el funcionamiento efectivo
3. Procesos de gestión documental: Desde la planeación hasta la preservación
4. Tecnológico: Incorporación de TIC para la gestión documental
5. Cultural: Fomento de una cultura archivística y de gestión del conocimiento

Política de Transparencia y Acceso a la Información

Esta política garantiza el derecho fundamental de acceder a la información pública. Su implementación requiere:

• Publicar proactivamente información de interés (transparencia activa)
• Responder adecuadamente a solicitudes de información (transparencia pasiva)
• Publicar y actualizar los instrumentos de gestión de información
• Implementar criterios diferenciales de accesibilidad
• Monitorear el acceso a la información pública